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Verwaltungsprojekt – Mit Digitalwirkung zu weniger Zetteln und mehr Zeit
Einführung digitaler Aufnahmeprozesse und Entlastung der Verwaltung
Herausforderung:
Die Patientenaufnahme in einem Universitätsklinikum war weitgehend papierbasiert. Das führte zu einem hohen Zeitaufwand, Übertragungsfehlern, langen Rückfragen aus den Stationen – und oft auch zu Verzögerungen bei Verlegungen oder Entlassungen. Die Mitarbeitenden der Verwaltung waren stark belastet durch manuelle Routinen, Medienbrüche und fehlende Schnittstellen zu klinischen Systemen.
Zudem nahm der wirtschaftliche Druck zu: Jeder nicht dokumentierte Fall, jede verzögerte Abrechnung bedeutete potenziellen Erlösverlust. Ziel war es, den Verwaltungsbereich zu modernisieren – ohne die Mitarbeitenden zu überfordern oder die klinische Versorgung zu behindern.
Unser Ansatz:
SANRIVUS wurde mit der Konzeption und Einführung eines digitalen Aufnahme- und Verlegemanagements beauftragt. Gemeinsam mit der Verwaltung und den IT-Verantwortlichen entwickelten wir einen mehrstufigen Umsetzungsplan.
Zentrale Maßnahmen:
- Einführung digitaler Checklisten und Aufnahmeformulare, direkt verknüpft mit den klinischen Systemen
- Standardisierung der Verlegeprozesse mit verbindlichen Übergabepunkten
- Schulung aller administrativen Mitarbeitenden in neuen Tools und Abläufen
- Einbindung der Stationen zur Verbesserung der interprofessionellen Zusammenarbeit
Der Roll-out erfolgte zunächst in einem Pilotbereich, bevor die Lösung sukzessive im gesamten Klinikum umgesetzt wurde.
Ergebnisse, die Wirkung zeigen:
Was zählt, sind Ergebnisse, die im Alltag spürbar sind. Die folgenden Verbesserungen zeigen, wie gezielte Veränderungen Strukturen und Prozesse stärken, Menschen entlasten und die Qualität steigern können.
- Die durchschnittliche Bearbeitungszeit bei Verlegungen sank um 2,5 Stunden pro Fall.
- Der Anteil korrekt dokumentierter Fälle stieg signifikant.
- Rückfragen an die Verwaltung konnten um 40 % reduziert werden – ein spürbarer Entlastungseffekt für alle Beteiligten.
- Die ambulanten Erlöse erhöhten sich um 12 %, da Abrechnungen schneller und vollständiger verarbeitet wurden.
- Das neue System wurde von den Mitarbeitenden als „ein echter Fortschritt“ bezeichnet – gerade weil es auf ihre Alltagspraxis abgestimmt war.
Takeaway:
Digitalisierung gelingt nicht durch Technik allein – sondern durch Prozesse, die zur Realität passen. Dieses Projekt zeigt, wie schlank gedachte Maßnahmen große Wirkung entfalten können, wenn Menschen und Tools zusammengebracht werden.
Ihr nächster Schritt mit SANRIVUS
Möchten Sie ähnliche Erfolge erzielen? Unser Team freut sich darauf, mit Ihnen zu arbeiten und Lösungen zu entwickeln, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
