Ambulanzoptimierung – Wenn Struktur in einer Dermatologie zu Entlastung führt

Effizientere Versorgung durch Reorganisation der dermatologischen Ambulanz am Universitätsklinikum

Herausforderung:

Die dermatologische Ambulanz eines Universitätsklinikums war stark ausgelastet – nicht nur mit Patient:innen, sondern auch mit Anforderungen, die kaum noch zu bewältigen waren. Wartezimmer überfüllt, Termine schwer planbar, Pflege und Ärzt:innen im permanenten Reaktionsmodus. Die Stimmung im Team schwankte zwischen Überforderung und Frustration, nicht weil der Wille fehlte – sondern weil die Struktur fehlte.

Besonders herausfordernd: Die Terminvergabe war historisch gewachsen, die Laufwege unklar, und Zuständigkeiten oft nicht eindeutig geregelt. Trotz hoher fachlicher Kompetenz ging im Alltag viel Zeit verloren – für Patient:innen wie Mitarbeitende gleichermaßen.

Unser Ansatz:

SANRIVUS wurde beauftragt, die Ambulanz ganzheitlich zu reorganisieren. Unser Ziel war nicht nur, einzelne Prozesse zu verbessern – sondern ein funktionierendes Gesamtsystem zu etablieren.

Zuerst analysierten wir Abläufe, Schnittstellen und Raumbelegung. Dann entwickelten wir gemeinsam mit dem Team ein auf die dermatologische Versorgung zugeschnittenes Terminmanagement. Gleichzeitig wurden Rollenprofile geschärft und eine klare Struktur für Behandlungs-, Warte- und Dokumentationsphasen eingeführt.

Ein zentraler Erfolgsfaktor: Wir arbeiteten eng mit den Mitarbeitenden vor Ort – nicht nur in Form von Interviews, sondern durch Workshops und Feedbackrunden. Denn eine Struktur funktioniert nur, wenn sie gelebt wird.

Ergebnisse, die Wirkung zeigen: 

Was zählt, sind Ergebnisse, die im Alltag spürbar sind. Die folgenden Verbesserungen zeigen, wie gezielte Veränderungen Prozesse stärken, Menschen entlasten und Versorgungsqualität steigern können.

Takeaway:

Ein klarer Rahmen gibt Teams die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die medizinische Versorgung. Genau das haben wir in diesem Projekt gemeinsam ermöglicht.