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HNO AMBULANZ

Von endlosen Wartezeiten zu effizientem Patienten-Management.

Die Ausgangssituation

Mehr als gut besucht
Die HNO Ambulanz versorgt jährlich über 18.000 Patienten – im Schnitt etwa 70 pro Tag.

Sehr lange Wartezeiten
Trotz Terminvergabe warten Patienten im Schnitt mehr als 3 Stunden auf ihre Behandlung.
In Spitzenzeiten kann es sogar sechs Stunden dauern.

Hektik und Unzufriedenheit
Patienten sind genervt und verlieren die Geduld, Mitarbeiter sind konstant überbelastet und unzufrieden.
Es herrscht ständige Hektik und die Ambulanz ist kaum telefonisch zu erreichen.

Unsere Vorgehensweise

Ein umfassender Überblick
Zunächst verschaffen wir uns durch persönliche Gespräche und Auswertung der Daten einen Gesamtüberblick über die Situation.

Eine fundierte Datengrundlage
Zudem werden über einen repräsentativen Zeitraum Durchlaufzeiten von Patienten erhoben. Diese dienen als Datengrundlage für die Simulation optimierter Prozesse.

Die perfekte Simulation
Wir simulieren neue Abläufe, wählen das optimale Szenario aus und leiten daraus entsprechende Handlungsempfehlungen ab.

Das Ergebnis

Halbierte Wartezeiten, mehr Behandlungen
Bei gleichem Ressourceneinsatz halbieren wir die Aufenthaltsdauer pro Patient nahezu – von 3 Stunden auf nur noch 95 Minuten. Gleichzeitig können 15% mehr Patienten behandelt werden.

Konsequente Abläufe, mehr OP-Zuweisungen
Kürzere Bearbeitungszeiten verbessern die OP-Auslastung um gut 8%. Dabei sorgen klare Prozesse dafür, dass die Mitarbeiter konzentrierter und entspannter arbeiten können – und Patienten sich respektiert fühlen.

Gesteigerte Leistung, mehr Case-Mix-Punkte
Dank gestiegener DRG-relevanter Fälle verbessert die Ambulanz ihre Leistungsbewertung deutlich. Ihr Anteil am Case-Mix-Punktesystem legt um 10,2% zu.

DERMATOLOGIE AMBULANZ

Vom ungesteuerten Patientenstrom zur perfekten Steuerung.

Die Ausgangssituation

Viele Patienten, wenige Behandlungsslots
Die Dermatologie betreut rund 40.000 ambulante Patienten pro Jahr. An 2 Tagen pro Woche findet eine offene Sprechstunde statt. Diese verfügt nur über ein begrenztes Angebot von jeweils 25 Behandlungsslots zuzüglich akuter Notfälle. Dem großen Ansturm wird man damit nicht gerecht.

Schlechte Erreichbarkeit, lange Wartezeiten
Aufgrund der hohen Auslastung ist die Ambulanz telefonisch nur schwer zu erreichen. Vor Ort müssen Patienten extrem lange Wartezeiten in Kauf nehmen.

Rundum schlechte Stimmung
Unter den Patienten herrscht eine aggressive Grundstimmung, die bis zu Handgreiflichkeiten führt. Das bedeutet natürlich auch enormen Stress für die Mitarbeiter.

Die Maßnahmen

Verbindliche Termine für bessere Planbarkeit
Wir schaffen die chaotische offene Sprechstunde ab. Stattdessen wird eine Terminsprechstunde eingeführt, die Überblick und Patientensteuerung erleichtert.

Entlastung durch Outsourcing
Die Terminvergabe wird auf externen Service-Dienstleister ausgelagert, damit sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Einbeziehung der Einweiser
Die Einweiser sind immer informiert und am gesamten Veränderungsprozess aktiv beteiligt.

Das Ergebnis

Geordneter Patientenzustrom
Die Ambulanz gewinnt die Steuerungshoheit über den Patientenzustrom zurück: Bis auf wenige Notfälle ist jederzeit bekannt, wann welcher Patient kommt. Mit Abschaffung der offenen Sprechstunde sind die Ambulanzkontakte um 10% gesunken.

Verbesserte Patientenzusammensetzung
Die Terminierung wird als wirksame Filterfunktion eingesetzt, wodurch sich die strategische Patientenzusammensetzung messbar verbessert.

Reibungslose Kommunikation
Die interne Kommunikation läuft deutlich flüssiger. Das macht nicht nur den Arbeitsalltag einfacher, sondern sorgt auch für bessere Stimmung im Team. Auch die Anzahl der Patientenbeschwerden sinkt deutlich.

UNIVERSITÄTSKLINIK – VERWALTUNGSBEREICH

Von Strukturlosigkeit zu effizienten Prozessen.

Die Ausgangssituation

Steigende Anforderungen
Neben einer deutlichen Leistungsverdichtung im Geschäftsbereich steigt auch die Komplexität im Bereich Abrechnung und Kostensicherung.

Keine klaren Strukturen
Die Teams sind übergroß, es fehlen Strukturen und eine klare Verteilung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen. Es mangelt an Perspektiven für Mitarbeiter wie Führungskräfte.

Zu wenig Transparenz
Es gibt kein einheitliches Führungsverständnis, die Entscheidungsfindung ist nicht transparent und es fehlt eine offene Kommunikationskultur.

Die Vorgehensweise

Schaffen klarer Strukturen
Die alte Organisation wird zu einer Organisationseinheit mit den nötigen Stabstellen und Abteilungen umgebaut. Kernaufgaben und Verantwortlichkeiten werden genau definiert.

Mehr Führungsmanagement
Eine verstärkte Personalverantwortung auf Abteilungsebene wird zur Entlastung der Bereichsleitung eingeführt. Stellen für Führungskräfte können von extern besetzt werden.

Die Zukunft im Blick
Ein gemeinsames Führungsverständnis wird entwickelt und implementiert. Dazu gehört auch die aktive Entwicklung von Führungskräften, z.B. in Workshops.

Das Ergebnis

Reibungsloses Zusammenspiel
Durch Teams in führbaren Größen verbessert sich das Teamwork merklich. Klare Rollenzuweisungen und Führungsstrukturen sorgen für effiziente Prozesse.

Bessere Kommunikation
Führungsentscheidungen sind für Mitarbeiter transparenter, die Kommunikation nach intern wie extern hat sich deutlich verbessert.

Beste Aussichten
Mitarbeiter und Führungskräfte haben konkrete Perspektiven für die Zukunft. Das wertet auch die Außendarstellung des Bereiches innerhalb des Klinikums auf.